Sim. E, o briefing serve para norteá-lo na hora de montar a sua demanda para que depois você consiga dividi-la nas categorias (tíquetes) corretas. Portanto, ao construir o briefing, você estará também criando uma organização de ideias.
Abaixo você terá um modelo de briefing para ajudá-lo no dia a dia. Surgiu demanda nova? Não se sinta acanhado. Sente-se com o seu cliente e repasse as perguntas abaixo (ou outras novas!) Ao construir o briefing de um projeto você perceberá coisas que antes não conseguia. Lá estarão todas as ideias principais e todas as sugestões que seu cliente deu para realizar aquele projeto e que ajudarão as outras áreas da nossa empresa a ENTENDER o que você de fato, precisa.
É nesta etapa onde podem surgir dúvidas e questionamentos que nem você e nem seu cliente tinham feito antes, o que ajuda a entender melhor o projeto e realizá-lo de forma completa.
Importante: Este é um modelo de briefing. Montei para começar a guiá-los. Mas,lembre-se que cada cliente possui uma característica específica e trabalha de um jeito, portanto o roteiro para o briefing muda dependendo do cliente e em todas as situações, sempre existirão exceções. Portante adapte o que achar necessário.
No briefing você mapeia o problema e faz sugestões de solução!
Modelo de briefing
- Do que se trata?
Quando um cliente apresentar um projeto para você, tente pegar o máximo de informações relevantes possíveis e fazer um resumo com elas. Comece por delinear o objetivo específico ou o problema que o cliente espera resolver. Peça que ele declare explicitamente seus propósitos para evitar mal-entendidos. qual o objetivo, qual problema temos, o que precisa ser resolvido? Data do inicio e término da campanha. Inclua ações que o cliente queira fazer como por exemplo: Faremos Campanha on-line? Off? Panfletagem? Evento? Como captaremos o lead? É um desenvolvimento de um material? Um conteúdo? Explique detalhadamente o que é a demanda. -
Quem é o público?
Exemplo sobre segmentação: Vamos falar com jovens do Ensino Médio? Até o Terceiro ano? O público será para pós, mestrado, escolas, graduação, ead ou presencial? Mulheres e Homens? Idade? Sexo? Ganham acima de quanto? Moram com os pais? Trabalham?
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Qual o diferencial?
Exemplo do que pode ser um diferencial: Tem um preço diferenciado? Vamos usar Financiamentos? Crédito estudantil? Alguma Política de descontos? Vamos fazer o que a concorrência não faz? Teremos parceria com associações, governo ou alguma empresa que gere valor? Temos uma oferta de serviços ou produtos diferenciados? Tem corpo docente qualificado acima da média? O reconhecimento da marca é nacional? Regional? É algo nunca feito antes?
- O que precisamos fazer? Liste aqui tudo o que precisamos fazer.
(Fique atento, pois ao listar todos os itens que precisamos entregar, você já estará dividindo as categorias da sua demanda, o que facilitará mais tarde para abrir os tíquetes).
Exemplo: Faremos peças novas? conteúdo específico? fluxos? campanha on-line? campanha off-line? google? faceleads? Planning novo de campanha online? Compraremos novas palavras chaves? leadflow, página nova para o site, Lp e Tp, sms, wzzp, novos textos de e-mail, novos textos para disparos de mensagens, contratar alguém para dar uma palestra? Configurar novas propriedades? Treinamentos?
Enfim. Liste absolutamente tudo sobre o que precisamos fazer para que a demanda aconteça. -
O que não pode conter e o que não pode faltar?
Exemplo do que não pode conter: Não pode conter na arte as cores vermelho e amarelo pois são cores do concorrente. Não podemos usar o logo antigo. Não podemos usar textos em primeira pessoa. Exemplo do que não pode faltar: É obrigatório o uso de todas os logos da empresa. Não podemos deixar de abordar "tal "assunto. O nome do professor tem que estar sempre na assinatura dos e-mails. Não podemos deixar de incluir a foto dos coordenadores. -
Temos verba? Teremos divisão dela?
Qual a verba? Utilizaremos a verba aprovada no planejamento? Verba nova? Teremos uma divisão da verba por meio? -
Qual o formato de cada peça que precisaremos criar?
Exemplo: O texto de SMS com até 145 caracteres.
Peças para facebook lead: 1200 x 628 pixels
Outdoor: 9x3 M -
Sugestões do Atendimento:
Aqui, você inclui o seu feeling sobre a demanda. Ou seja, sua percepção de como nós poderemos ajudar o cliente a resolver o problema. Inclua sugestões, anexos, fotos, imagens...o que for necessário para deixar mais completo o seu briefing.
- Prazo de entrega:
Prazo é o que orienta e move o andamento do projeto. Coloque a deadline final e todos os outros prazos das atividades. E não esqueça de cobrar tanto o cliente quanto nossas áreas para que todos entreguem no prazo correto a suas demandas.
- Informações Adicionais:
São todas aquelas informações que o cliente não julga ser tão importante, mas que ainda assim devem ser levadas em consideração.
Você já leu algum e-mail ou carta e logo após o texto viu algo escrito após “obs”? Lá estão as informações adicionais.
Ufa! Finalmente você encerrou o briefing e conseguiu organizar as ideias do cliente, correto? Agora precisamos criar uma lista de prioridades. Afinal, como saberei por onde começar e o que é prioridade?
Liste as prioridades e comece a abrir os tíquetes.
Vamos partir do princípio que a demanda pede para começar tudo do zero. Ou seja, teremos criação de planning para o online, criação de layout para as peças, desenho de régua para fluxos de trabalho, a redação vai ter que escrever todos os e-mails, faremos conteúdos novos... Qual tíquete abrir primeiro? Quais informações deve conter ?
Você pode abrir 5 tíquetes de uma só vez, contanto que um não dependa do outro.
Por exemplo: Você pode abrir o Tíquete para que a equipe de Automação desenhe o fluxo do projeto. Porém, ainda não pode abrir o tíquete para a equipe de redação começar a escrever o texto dos e-mails, já que eles precisam do desenho do projeto indicando quais são os e-mails, para que eles possam começar a escrever.
Da mesma forma, com o desenho do fluxo aprovado pelo cliente, você poderá abrir o tíquete para que a redação, em cima do desenho, escreva os e-mails. Mas, ainda não poderá abrir o tíquete para que a equipe de automação monte o fluxo dentro do Hubspot. Isso porque, é necessário ter os e-mails aprovados e dentro da ferramenta para que possa montar o fluxo corretamente.
Exemplo 2: Você poderá abrir um tíquete para que a equipe do on-line suba a campanha. Porém, já deverá anexar as peças aprovadas pelo cliente e o link de direcionamento de cada uma. Ou seja, para que uma campanha suba, lá atrás, é necessário abrir tíquete para Nova Campanha (criação) solicitando a criação das peças, aprovar com o cliente e só aí, abrir o tíquete da campanha on-line.
Veja o esquema abaixo. Um único e simples pedido para e-book deriva inúmeros tíquetes.
Ou seja, o briefing serve para que você consiga desenhar de forma clara a sua demanda. Entenda o seu briefing, entenda o que o cliente quer e depois crie sua lista de prioridades com quais tíquetes e em quais categorias você deverá abrir. Assim, fica muito mais fácil organizar a suas demandas.
Sente com seu cliente, entenda a sua demanda, abra o seus tíquetes! Mãos à obra!